Så förbereder du dig inför sommaren

Man brukar säga att sommaren i Sverige är kort. Det är en sanning med modifikation. Vädermässigt kan det säkert stämma men med tanke på hur en del arbetsplatser och yrkesrelationer kan se ut under juni, juli och augusti, så är sommaren allt annat än kort…

Många andra länder skakar på huvudet åt våra långa semestrar, helgdagar, halvdagar och klämdagar. Hur vi får någonting gjort övergår deras förstånd och det kan till viss del ligga något i det. Som anställd kan man gå i låg-intensitets-läge om man lägger sin semester i början av juni och slutet av augusti och jobbar däremellan. Större delen av landet är ledigt och du får inte några möten, telefonsamtal, mail eller andra kontakter från någon. Andelen autosvar under de tre sommarmånaderna kan vara frustrerande. Men hur ska du förbereda dig och t o m göra det till en period där du ökar din försäljning eller produktivitet?

Checklista för att få semestermånaderna att fungera

Vi har valt att dela upp det i en checklista för att-göra och en lista med tips för att öka försäljningen och produktiviteten. Du kan med fördel skriva ut den här checklistan eller ta en skärmdump med mobilen för att kunna bocka av respektive punkt. 

1. Vem är chef eller ansvarig?

Är du ensam chef eller har du flera i ledarposition på företaget som ska ta ledigt? Kanske t o m under samma tid? Då gäller det att du har förberett vem som är chef eller ansvarig för vad och vilka beslut denne får/ska fatta.

2. Fakturor och betalningar

Skapa rutiner för fakturor som ska betalas och för de som ni själva skickar ut. Se till att dina fakturor betalas i tid. Många företag utnyttjar det faktum att företag är lågt bemannade eller privatpersoner är på semester under sommaren. Skicka påminnelser och ta ut förseningsavgifter för att undvika likviditetsproblem. Här kan UC eller Creditsafe hjälpa dig i kreditbedömningsprocessen för att ge dig lite kött på benen.

3. Mailsvar och mobilsvar

Förbered ett mailsvar där du instruerar sändaren hur denne ska agera. Handlar det om försäljning kan du ange en kontaktperson för det och så vidare. Är det inget brådskande får du hänvisa till tiden när du (eller din anställde) kommer tillbaka från semestern. Detsamma gäller mobilsvar även om det främst är till för dig som har en mobil för jobbet och en för privat bruk.

4. Mobilt kontor

Mobilen kan bli ditt kontor när du är på semester. Förutom att ringa och maila kan du betala fakturor och göra allt möjligt med mobilt BankID. Om du t ex måste identifiera dig eller signera på myndigheter som t ex Skatteverket eller logga in på Mina Sidor här på Qred.

5. Löner, skatt och utgifter

Planera så att löneutbetalningarna och de skatteinbetalningar som ska göras (skiljer sig från bolag till bolag) är färdiga. Reser du eller dina anställda privat under semestern kan det vara bra att veta vad som gäller kring körjournal, trängselskatt och andra bilrelaterade frågor.

Tips! Läs artikeln Företagare med bil

6. Förbered kunderna 

Har du kunder som akut kan komma att behöva dina produkter eller tjänster? Ring runt eller maila dem, så de är förberedda på att du är borta eller att anställda kan ha svårt att hjälpa de direkt. Det brukar vara extremt uppskattat och leda till merförsäljning.

7. Bluffakturor 

Sommaren är prime time för de som skickar falska fakturor. De hoppas på att företag är underbemannade eller att någon som inte brukar sköta fakturor och bokföring är den som tar emot fakturan. En ökning av bluffakturor brukar även ske för privatpersoner då man är på semester och inte har lika bra koll på sin ekonomi.

Tips! Läs artikeln som är skriven av vår expert Jenny Arvidsson om Bluffakturor

8. Koppla av!

Till sist, se till att slappna av och ladda batterierna. Håll koll på företaget och dina anställda på distans men se till att du får din välförtjänta ledighet samtidigt som dina anställda växer med ökat ansvar. Då kommer du tillbaka utvilad, glad och full av energi inför den spännande hösten. En utvilad chef tar smartare och bättre beslut än någon som är stressad och spänd.

Så ökar du dina intäkter under sommaren

Vill du vara den där företagaren som bara gnäller över allt negativt som sommaren för med sig eller vill du vara den som är din egen lyckas smed och faktiskt agerar? Det är helt upp till dig och ditt företag. Här kommer en del tips!

1. Arbeta med sajten

Under sommaren är trafiken, med största sannolikhet, mindre än under resten av året och därför kan den här perioden vara perfekt för uppdateringar, test och förändringar.

2. Investera i personalen

Det finns massor med konsulter som har lite att göra på sommaren. Kontakta dem och förhandla om priset så kan du fortbilda din personal billigare. Allt från säljkonsulter, framgångscoacher, ledarskapsutbildningar till roligare event och teambuildingaktiviteter.

3. Nyhetstorkan

“Han gick över ett övergångsställe – gissa vad som hände sen!” Vi har alla skrattat för oss själva över de flesta nyhetsflödena under sommaren. Nyhetstorkan, även kallad silly season eller gurksäsongen (baserat på att det är då man skördar gurkor), sker under sommaren. Även om den inte är lika påtaglig idag som den kanske var förr, så är det många redaktörer som kliar sig i huvudet och skickar iväg sina reportrar och journalister på alla möjliga och omöjliga uppdrag. Utnyttja det här genom att ta kontakt med lokala nyhetstidningar och radiostationer för att få lite gratis PR och chansen att synas lite lättare än vanligt. Det kanske finns någon hungrig praktikant eller nyutexaminerad journalist som skulle göra ett riktigt grundligt och bra jobb?

4. Marknads- och konkurrentanalys

Nu kanske du eller dina medarbetare kan hitta tiden till att göra den där grundliga analysen av marknaden och era konkurrenter? Så att ni har ordentligt med kött på benen inför början av hösten.

5. Inför “Veckans bok”

Anställda får läsa böcker på arbetstid. Sedan samlas ni och delar era erfarenheter och sprider kunskapen vidare. Välj med fördel böcker som på något sätt gränsar till det ni sysslar med.

6. Summera året som har gått

För att använda en fotbollsterm – det är halvlek. Hur har första halvan av året gått? Kan ni dela information om den andra halvan av året? Nu kan vara ett utmärkt tillfälle för att samla populära bilder eller inlägg från sociala medier och dela i ett nyhetsbrev. En lättsam ton uppskattas ofta på sommaren.

7. Skriv artiklar

“Varför ska jag uppdatera bloggen på sommaren? Det är ändå ingen som läser!” Det är nu man vill spela upp ett klipp med Brasse från Fem myror är fler än fyra elefanter när han drar till med sitt berömda “Fel! Fel! Fel!” Faktum är att om du uppdaterar bloggen eller hemsidan nu så får det innehållet tid att indexeras av Google och ranka i sökresultatet lagom till att semestern är över. Du behöver ju inte dela det i sociala kanaler under sommaren om du inte vill. De kan du schemalägga med verktyg som vi kommer att nämna längre ned i artikeln. 

Tips! Läs mer om Google och innehåll i artikeln Vad är SEO?

8. Se över affärsplanen

Håller ni rätt kurs? Behövs det göras några förändringar? Ta tiden till att gå över den (förhoppningsvis inte) dammiga affärsplanen och uppdatera den.

9. Städa!

Det här låter tråkigare än vad det är, men att städa upp bland gamla kundregister och lager kan vara guld värt. Att ha ett stort kundregister eller listor på namn gör det bara överväldigande, dyrt och svårt att använda. Du kan såklart också städa upp på kontoret, restaurangen, butiken, bilen eller var du nu håller till.

10. Gå igenom kostnader

Ta fram pärmarna eller systemet med fakturor från ett år tillbaka och analysera. Förslagsvis utomhus med något gott att äta och dricka. Lista alla onödiga kostnader och utgifter för att på så sätt kunna stryka dessa för nästa år. Många blir skrämda över hur många onödiga och ofta fasta kostnader man har.

11. Marknadsföring

Nu är den perfekta tiden att göra dealar med mediesäljare för att nå ut med ditt budskap. Priserna är ofta lägre under sommarmånaderna och du har stor chans att nå ut med ditt budskap till en billigare peng. Våga testa olika och nya metoder för att marknadsföra dig. Ska du eller andra som arbetar med marknadsföringen så kan ni förbereda det mesta på förhand. Ni kan t ex schemalägga inlägg och uppdateringar i sociala medier och bloggen med olika verktyg som t ex Buffer, Iconosquare, m fl.  

Tips! Läs mer om marknadsföring i vår blogg under Försäljning och marknadsföring

Hoppas att du känner dig lite mer förberedd inför sommaren med checklistan och de här tipsen för att växa under sommaren. Tänk på att sommaren kan vara ett utmärkt tillfälle att komma ikapp eller dra ifrån konkurrenter.

Lycka till med ditt företagande under sommaren!
/Teamet på Qred