Så får du bättre möten – 15 tips!

Är du också trött på möten? Du är inte ensam!

Att hålla i eller att delta i möten är naturligt och något som många gånger måste ske för att informera, ta sig framåt, utvärdera en insats eller ta beslut om något. Men håller du med om att de allra flesta möten som du deltar i är ganska dåliga? Bra! Då ska du få tips på hur du kan förbättra de möten du håller i och de möten som du deltar i. På Suntarbetsliv, som drivs av Sverige Kommuner och Landsting, utbildar man i hur man får bättre möten.

Olika typer av möten

Det finns såklart olika typer av möten och alla kan du varken styra eller strunta i. Föräldramöten till exempel, är ett möte som ofta har samma karaktär, syfta och agenda var man än är. Eftersom att alla möten är så olika måste även du anpassa dig efter vilka möten, deltagare och syften du stöter på. Du kan t ex inte ha samma ton och kravbild på det där föräldramötet som du kanske har på styrelsemötet på jobbet.

15 tips för bättre möten

  1. Fundera på om det verkligen behövs ett möte
    Behöver du och personen/personerna träffas i överhuvudtaget? Det kanske går att lösa på stående fot över en kopp kaffe utan att behöva ta upp en timme i era kalendrar?

  2. Avsätt tid i kalendern för planering!
    Se till att avsätta tid i kalenderna för att planera mötet. Då kan du spara tid för dig själv och för andra.

  3. Bjud in!
    Det låter självklart, men det är en förutsättning för att alla ska kunna vara förberedda och känna sig avslappnade. Det finns ju inget värre än när någon säger att det är möte om 5 minuter, trots att du inte har fått någon inbjudan.

  4. Ha en tydlig agenda!
    Också en klassiker, men något som många struntar i. Har man en agenda så kan man hänvisa till den om någon börjar gå händelserna i förväg, sväva iväg från ämnet och det är perfekt för att se hur lång tid det kan tänkas vara kvar på mötet.

  5. Bestäm en tid!
    Boka inte upp en timme om det bara tar 15 minuter eller två timmar. Var tydlig med vilken tid det kommer att ta och håll er till den tiden.

  6. Vad är syftet?
    Är syftet brainstorming, beslutfattande, utredande, utvärderande, säljande eller något helt annat? Ha ett tydligt syfte och mål med mötet. Då blir alla nöjda!

  7. Starta i tid!
    Om du och flera andra är i tid medan någon annan inte är det – börja!

  8. Bestäm en möteskultur!
    Är det okej att ha datorn uppe för att svara på mail under mötet? Får man sitta med mobiltelefonen? Hur ser ni på att komma och gå under mötet? Bestäm er för en möteskultur, framför allt om ni har många möten, för att ingen ska bli irriterad över någon annans beteende.

  9. Ska alla verkligen vara med?
    Bjuds hela företaget, teamet eller gruppen in av gammal vana? Eller kan man klara av att hålla möten utan att ha alla närvarande? Ställ dig frågan om vilka som ska vara med och ifrågasätt varför du ska lägga din tid på ett möte som du inte ser något värde i.

  10. Leder du mötet?
    Sitt då gärna på kortsidan eller så centralt som möjligt. Då är det lättare för dig att se alla och att fördela ordet.

  11. Ta pauser!
    Alla kan behöva en besträckare för att hämta kaffe, ta en frukt eller gå på toaletten. Studier visar att aktiva möten ofta blir mer kreativa och effektiva än de som är långa och stillasittande.

  12. Ha en mötesfri dag
    Har du många möten? Då bör du se till att du får en dag i veckan som är helt mötesfri. Den tiden ska läggas på annat arbete, förberedelse och efterberedelse från andra möten. Ha gärna en gemensam dag så att hela företaget har samma dag som är mötesfri.
  13. Skippa “rutinmöten”!
    Ha inte möten av gammal vana bara för att ni alltid ska ha måndagsmöte. Finns det inget att prata om, ta beslut om, avrapportera eller annat så bör man inte heller ha mötet. Då kan man vara mer effektiv och produktiv genom att göra något annat.

  14. Stå upp!
    Stående möten brukar bli kortare och mer kreativa än när man sitter bekvämt med en kopp kaffe. Testa även att ta promenadmöten för att få lite rörelse och frisk luft.

  15. Dokumentera!
    Anteckna, fotografera av whiteboarden, filma. Möjligheterna för att dokumentera och dela på ett smidigt sätt är många, så se till att utnyttja de som finns.

Tips! Läs artikeln Öka produktiviteten hos dig och dina anställda – 15 tips!

Lycka till med dina möten!
/Teamet på Qred

Källor och inspiration:
Redaktionen
Kollega