Öka produktiviteten hos dig och dina anställda – 15 tips!

Som småföretagare kan en dålig månad vara ödesdiger för din ekonomi. Men inget kan vara sämre för ditt företag än om du eller dina anställda inte är tillräckligt produktiva. Visste du till exempel att en anställd spenderar i snitt 1 370 timmar på kontoret varje år? Vi ger dig 15 tips på hur du kan maximera dessa timmar, vara mindre stressad och få en nöjdare personal!

1. Ät en ordentlig frukost

Många stressar för att hinna med morgonens familjebestyr med lämning på dagis eller skola och glömmer bort sig själva. Eller så är man ingen som gillar att äta frukost så pass tidigt på morgonen. Ett knep kan då vara att förbereda frukosten redan kvällen innan. Gör i ordning en smoothie, duka fram eller gör en smörgås för take away. Ett annat knep kan vara att du äter på arbetsplatsen och har det som en personalförmån för dina anställda. Lite yoghurt, müsli, juice, bröd, smör och ost kan göra under för produktiviteten. Och för personalnöjdheten! Fyll dessutom på med frukt och kaffe/te istället för godis så höjer du ribban ytterligare.

2. Gå upp i tid

Visst, att vara på jobbet tidigt kan göra underverk för produktiviteten. Men det handlar framför allt att du ska få en rutin att vakna vid samma tid och att få göra dina morgonbestyr i lugn och ro för att minska stressen. Många går upp tidigt för att hinna röra på sig lite innan frukosten eller arbetet. Det kan handla om 15 minuter yoga, promenad eller löpning för att komma igång.

3. Flextid

Det här är något som ger enormt mycket bränsle till medarbetarnas engagemang. Sätt krav på att man är på arbetet under de viktigaste timmarna, t ex mellan 10-15 för att vara tillgängliga för möten och annat. Lämna sedan de resterande timmarna till den anställde att ansvara för. Det är något som underlättar för läkarbesök, hämtning/lämning av barn, träning, hobbys eller annat. Att få det ansvaret ökar ofta produktiviteten och engagemanget hos de anställda.

4. Sommartid

Låt de anställda gå en eller två timmar tidigare på fredagar under årets sommarmånader. Då hinner man njuta av värmen eller ta sig ut till sommarstugan för helgen. Det kanske är mer värt att släppa folk lite tidigare en dag än att de tar ut en hel dags semester?

5. Möjlighet att jobba hemifrån

En omdiskuterad puck men med rätt spelare kan det bli mål! Frihet under ansvar är något som inte passar alla men känner du din personal så kan det bli en vinnare för produktiviteten i en allt mer digital värld att få jobba hemifrån.

6. Ge ansvar

Det behöver inte mycket för att man ska känna sig stolt över något man ansvarat för. Ett eget projekt eller ett område på arbetet som man ansvarar för utan att någon annan ska lägga sig i för mycket kan göra under för den totala produktiviteten. Det kan räcka med något så litet som att man turas om att få planera nästa after work eller liknande. Dessutom ökar det din egen produktivitet om du inte håller på med micro-management hela tiden och ska lägga dig i andras arbete eller kräva rapportering för minsta lilla sak.

7. Sätt mål tillsammans

Inkludera alla i företagets mål och hur ni ska nå dit. Du som ledare kan få värdefull insikt om dina mål framåt är rimliga och förslag på hur ni ska nå dit. Självförverkligande för dina anställda är något som i allra högsta grad är kopplat till produktiviteten och det är bra om man då kan känna sig inkluderad och värdefull i företagets alla processer.

8. Kulturella förmåner

Dela ut biljetter till konserter, museum eller olika sportevenemang och få kollegor att teambuilda utanför arbetstid. Det kan vara i form av tävlingar eller genom ett rullande schema.

9. Gratulationer och erkännanden

Anställda som arbetar mycket övertid eller har obekväma arbetstider drabbar fler än den enskilde anställde. Att tacka deras respektive och familj med t ex blommor eller ett presentkort med en personlig touch kan vara mycket uppskattat. Gratulera även vid barnafödsel, födelsedagar, jul eller andra högtider då det också är något som kan öka personalnöjdheten och i förlängningen produktiviteten. Du kan också bjuda in respektive till after works eller företagsevent för att spä på den familjära känslan.

Det finns mycket man kan göra inom det här området och det är bara din egen fantasi som sätter gränserna. Tänk bara på hur mycket man pratar om sitt jobb med sin partner. Då vill man som arbetsgivare att det ska vara positivt och då kan ett enkelt erkännande eller gratulation räcka långt.

10. Skippa mobilen!

Sätt mobilen i flightmode eller använd dig av “stör ej”-funktionen för att undvika att bli störd under den första timmen av jobbdagen. Vissa har det t o m på under hela dagen. Studier visar att det kan ta flera minuter att återfå samma koncentration som när du blev störd av mobilen och bara skulle svara på ett kort meddelande eller läsa en notis.

11. Rörelse och fysisk aktivitet

Att träna på morgonen har många fördelar. Det är bra för ämnesomsättningen och både den fysiska och mentala uthålligheten. Du kommer att ha lättare för att behålla fokus under en längre tid och få ut mer av dagen. Det kan räcka med 30 min om dagen. Läs mer i artikeln från Karolinska Institutet.

Tänk på att även du som är ägare av ett aktiebolag räknas som anställd och därmed kan göra avdrag för vissa förmåner som motion/friskvård, företagshälsovård, minnesgåvor, julgåvor, jubileumsgåvor, arbetsredskap och personalvård. 

12. Ta tid för dig själv

Se till att avsätta tid för att bara vara för dig själv. Läs en bok, meditera, ta en promenad eller lär dig något nytt. Bara du ser till att det är för din egen skull och inte ses som ett måste eller stressmoment. Forskare menar att 60 minuter egentid om dagen kan göra gott.

13. Människans bästa vän?

En hund eller annat husdjur kan göra att produktiviteten går upp på arbetsplatsen. Forskning visar att människans nivåer av endorfiner och andra ämnen som gör oss glada, positiva och pigga skapas av att få interagera med en hund. Men tänk på eventuella allergiker!

14. Klädkod

Ha en avslappnad klädkod. Om det inte är kutym att ha kostym i er bransch så kan man väl snarare göra det till ett tillval än ett krav? De allra flesta arbetar bäst när de känner sig bekväma i sig själva och är det i en kostym eller ett par jeans och en skjorta så spelar det kanske inte så stor roll? “Hel och ren” är en klädkod som blir allt vanligare på arbetsplatser i Sverige. Framför allt där man inte träffar kunder på sitt kontor på daglig basis.

15. Småprat

Är du en mästare på kallprat? Grattis! Det är precis vad som behövs för att få hjärnan att prestera på topp en hel dag. Att resa sig upp, fylla på kaffekoppen och småsnacka lite med en kollega gör att din hjärna får vila från sina uppgifter som krävs av arbetet och få variation. Efter en kortare paus är hjärnan redo för att arbeta mer fokuserat igen. Så låt kroppen få en välbehövlig paus genom att komma upp och gå lite och ge hjärnan en välbehövlig paus från sitt fokuserade arbete genom att få småprata lite.

Det finns flera positiva effekter av att småprata på jobbet. Medarbetare och chefer lär känna varandra bättre. Detsamma gäller de som arbetar i andra team eller avdelningar. Det ökar tryggheten i gruppen och får de som är lite mer introverta att skapa sociala relationer i gruppen. De bästa idéerna kommer dessutom oftast genom att man småpratar med kollegor från andra avdelningar och inte sitter vid ett bord för att tvinga fram något. Precis som att du ofta kommer på något när du står i kön i affären eller ska somna.

Motverka sjukdom och skador

Varken du eller dina anställda vill bli sjuka eller skadade. Statistik enligt Företagarna visar att nio av tio företagare arbetar även när de är sjuka De arbetar i snitt 20% mer och tar ut mindre semester än den genomsnittlige anställde. Med de här tipsen så kommer du att kunna motverka sjukdom och skador samtidigt som du ökar produktiviteten.

Tips! Läs vår artikel Sjuk som företagare

Verktyg

Få saker kan öka produktiviteten så mycket som rätt verktyg för dig och ditt företagande. Här listar vi de som vi tror kan hjälpa dig i din vardag – oavsett storleken på ditt företag!

Monday

Ett verktyg för alla. Du kan strukturera upp dina s k tavlor och andra projekt precis som du vill. Anpassningsnivån är hög! Monday passar alla personer och företag. Från det största börsnoterade IT-bolaget med flera tusen anställda till den lilla klädbutiken med en anställd. Vi tycker att Monday är det bästa verktyget på marknaden för det projekt, struktur, planering och företagande.

Slack

Likt Monday och många andra verktyg används Slack av alla företag, från stora till små. Slack är ett smart kommunikationsverktyg som fungerar lite som en chatt. Du kan, förutom att skicka privata meddelanden, skapa grupper eller s k kanaler för olika ändamål. Det kan vara “ekonomi” och “marknadsföring” eller kanaler för olika projekt. Dela meddelanden, bilder, filmer, filer, giffar och annat på ett enkelt sätt och slipp mailen! Slack finns dessutom som app för både mobil, surfplatta och dator.

Trello

Är du en person som älskar post-it-lappar? Då är Trello verktyget för dig. Skapa Trellotavlor för olika project och skriv anteckningar, markera när det är gjort, lägg till bilder och mycket mer. Trello kan vara bra för den som inte har allt för många punkter på sin lista och kan skapa tavlor för t ex varje vecka och sedan gå vidare. För personer och företag som kräver fler punkter och smartare sätt att interagera med varandra i verktyget rekommenderar vi istället Monday.

Skitch

Skitch är en app till Apple som gör det enkelt att ta skärmdumpar och lägga till text, symboler, etc. Perfekt om du ska hålla i en presentation och samlar in och kommenterar bilder och innehåll.

Simple Blocker

Har du blivit beroende av sociala medier eller vissa sajter? Då kan du enkelt stänga av åtkomsten av valda webbplatser, som t ex Facebook. Det finns som plug-in till Google Chrome.

Noisli

Fungerar du bäst när du får lyssna på hårdrock eller när det är helt knäpptyst? Med Noisli kan du styra dina olika ljudmiljöer och styra ljudslingor som passar dig bäst. Du kan använda dig av melodier där du får höra regn, sjungande fåglar, det dova dunket från rälsen på ett tyst tåg eller ljud från sommaren. Med timerfunktionen kan du sätta en tid för hur länge du ska vara produktiv. Du kanske vill vara produktiv i 30 minuter och sen ha 5 minuter paus? Sätt upp delmål för dagen och låt Noisli guida dig till sista minuten på arbetsdagen.

Lycka till med företagandet!

Hoppas att du känner dig inspirerad och rustad för att fortsätta göra det du gör bäst – driva ditt företag. Småföretagare är ryggraden i Sveriges ekonomi och livsviktig för vår välfärd. Inte minst tack vare att 4 av 5 arbeten skapas av just småföretagare. Så ladda ned de verktyg du tror kan hjälpa dig och ta del av de tips som kan förbättra dig och ditt företag. Stort lycka till!
/Teamet på Qred

Källor och inspiration
Kollega
Brandbee